PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL PROCESO E INSTRUMENTOS DEL REGISTROS Y CONTROL DE COLABORADORES.

Es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institución. Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto.

Los objetivos centrales de esta técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.

Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal pre elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos, complementándose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria. Los instrumentos técnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados los siguientes:

a. la Ficha Personal.

b. Ficha Social

c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia.

d. Parte Diario de Asistencia.

e. Papeletas de Autorización de Salidas.

f. Tarjetas de Control de Récord laboral.

g. File Personal

h. Rol Vacacional

i. Rol de Cambio de Vigilancia

j. Cuadro de Asignación de Personal

k. Reglamento Interno de Trabajo.

Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.

REGISTRO DE COLABORADORES.

El registro de personal es una función técnica importante para llevar a cabo la política de los recursos humanos, se lleva específicamente en el file o carpeta personal y, ficha familiar; Este proceso técnico comienza en forma sucesiva, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre – elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos. El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente.

Su finalidad de esta técnica, es servir de fuente de información necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a:

Promoción o Ascensos

Conceder Becas

Otorgar Derechos

Compensación por Tiempo de Servicios

Movimientos de Rotación, o Reubicación

La información registrada puede clasificarse como:

a) DATOS INDIVIDUALES RELATIVOS A:

Nombre y dirección de cada colaborador y su código o número de identificación laboral.

Edad, fecha de nacimiento, etc.

Titulo o grado académico. Especialidad obtenida.

Empleo: características de los puestos desempeñados, indicando fechas y motivos de cambio.

Evaluaciones de méritos

Ascensos

Puntualidad

Capacitación y Formación: datos académicos del colegio, instituto o Universidad.

Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos.

Aptitudes e intereses especiales.

b) DATOS COLECTIVOS (Cifras Totales)

Solicitudes de empleos

Asistencias

Movimientos de personal

Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual

Atención médica

Número de horas extraordinarias laboradas

Contratos de Personal

Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales

Bienestar de Personal: Participación de empleados en actos deportivos

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA

El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los colaboradores, se hace a través de registro de hora y firma en libros acondicionados, en el parte diario, o en marcado de tarjetas, ubicadas generalmente en la puerta de ingreso y/o en la oficina principal de la institución. En la actualidad por ser un medio más efectivo para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso, conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas en la actualidad la entrada y salida del personal se hace a través del registro en la tarjeta electrónica.

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COLABORADORES

Son los distintos instrumentos y formatos, para el control oportuno y eficiente del recurso humano dentro de las organizaciones, dentro de estos podemos mencionar: Reloj Tarjetero, parte diario de asistencia, tarjeta de control de asistencia, papeleta de salida, tarjeta de récord laboral, etc

LOS PERMISOS Y LICENCIAS LABORALES

LOS PERMISOS LABORALES

El permiso laboral es el acto administrativo, cuya autorización esta a cargo del gerente y/o Jefe de Recursos Humanos, mediante el cual se le concede al colaborador, para ausentarse justificadamente por horas del centro laboral durante la jornada legal de trabajo

El uso del permiso se da a solicitud del interesado y está condicionado a las necesidades de la empresa. El permiso se formaliza mediante la “Papeleta de Permiso” correspondiente. Su autorización depende de la urgencia de la acción y no perjudicando el normal desarrollo de las actividades de la empresa.

Los permisos por horas, se otorgan con o sin descuento remunerativo, dependiendo del tipo de salida, por ejemplo tenemos:

A) Permiso no Sujeto a Descuento: cuando el colaborador hace abandono de su puesto de trabajo con papeleta autorizada, en donde se registrará tanto la salida y retorno del colaborador; Dentro de estas tenemos:

- Motivos de salud, cuando el colaborador en un momento dado su estado de salud se agrava, y tiene que salir a atenderse.

- Comisión de Servicios, se da cuando el colaborador sale de la empresa a desarrollar actividades propias de su cargo que desempeña.

- Por Lactancia, La madre colaboradora tiene derecho a 1 hora diaria de permiso, hasta que el hijo cumpla un año; Dicho permiso se otorga sin compensación horaria, al inicio o altérmino de la jornada laboral según requerimiento, previa presentación de la partida de nacimiento.

B) Permiso Sujeto a Descuento: se da cuando el colaborador sale fuera de la empresa a realizar actividades particulares de índole personal, serán descontados por el tiempo empleado, dentro de estos tenemos: Permisos Personales, Particulares, por refrigerio, por estudios, etc.

PERMISO POR CAPACITACIÓN OFICIALIZADA

Se concede a los colaboradores, para concurrir por horas y/o días dentro de la jornada laboral, o fuera de ella a certámenes, seminarios, cursillos, congresos, cursos de especialización o similares, vinculados con las funciones, responsabilidad, especialidad del colaborador o al quehacer de la entidad. El tiempo de duración está sujeto a las horas y/o días de duración del evento de capacitación, pudiéndose desarrollar a nivel local regional o nacional. Procede el permiso con goce de haber cuando el evento cuenta con el auspicio de la empresa, o el colaborador es propuesto para asistir a dicho certamen como consecuencia de sus quehaceres en el desarrollo de sus funciones. La asistencia se acredita con el diploma, certificado o constancia expedida por la entidad organizadora del evento.

PERMISO POR CAPACITACIÓN NO OFICIALIZADA

Se concede a los colaboradores cuando el evento no es auspiciado por la entidad o el colaborador no es propuesto por la empresa. Por ser de naturaleza personal. El tiempo expresado en horas o días será descontado de sus remuneraciones.

Al término del evento el colaborador está obligado a presentar el diploma, certificado o constancia correspondiente, para acreditar el tiempo y motivo por el cual se le otorgo permiso.

PERMISO POR CITACIÓN EXPRESA DE AUTORIDAD POLICIAL, MILITAR O JUDICIAL

Se otorga a los colaboradores cuando lo solicitan, pero previa presentación de la notificación o citación respectiva para concurrir a resolver diligencias judiciales, militares o policiales dentro de la localidad.

PERMISO POR MATERNIDAD O GRAVIDEZ

Se concede a las colaboradoras gestantes una vez al mes, o cuando se acredita la cita de atención medica, para concurrir a sus controles en las dependencias de Es Salud, debiendo a su retorno acreditar la atención con la respectiva constancia firmada por el médico que la atendió

PERMISO POR LACTANCIA

Se concede a las colaboradoras gestantes al término del período post natal y por el lapso mínimo de 6 meses, y máximo por un (01) año contado a partir del día en que nació el menor; el permiso por una hora diaria.

autor:

SABINO AYALA VILLEGAS.

elaborado por:

maricela ochoa

marina lemus